O assunto do ano de 2014 da rodinha de profissionais de RH com certeza é unanimidade: o projeto do governo chamado de eSocial. O mais curioso disso tudo é que foi criada uma cultura de "pânico" sobre o assunto que foi aceita como verdade absoluta pela maioria, de que o prazo é muito baixo, a complexidade é altíssima e, em certos casos, o clima é de caos e desespero. O cenário apocalíptico não é o que parece, caro amigo.
Por onde começar?
Antes de mais nada, o melhor a fazer é manter a calma. A menos que a sua empresa não consiga gerar as obrigatoriedades atuais com facilidade, você já tem mais de meio caminho andado, afinal a proposta do eSocial não é pedir novas informações mas sim apenas unificar o envio das informações obrigatórios por lei, que hoje são enviadas por diversos canais diferentes.
Pela definição do próprio site do governo, temos:
"O eSocial é um projeto do governo federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados."
E o que isso significa na prática? Na prática, significa que ao invés de mandar SEFIP, CAGED, RAIS e outras obrigações fiscais de forma separada, todos esses dados serão recolhidos através do eSocial, deixando o processo para o empregador, em teoria, mais simples e, para o nosso querido Governo, mais fácil de gerenciar e consumir as informações enviadas pelos empregadores, realizando assim análises e fiscalizações de maneira mais eficientes.
Sabendo disso, qual é o primeiro desafio? Antes de mais nada, precisamos ter em mente que o escopo do eSocial não é mais somente do RH. Teremos que enviar algumas informações que atualmente são controladas pelos setores:
- Financeiro,
- Saúde e Medicina do Trabalho
- Jurídico
É inevitável pensar em um primeiro: "mas que raios de informações esses setores guardam que tem a ver com o eSocial e a relação empregados/empregadores?".
A resposta mais genérica para essa pergunta é: "Tudo que exista incidência direta ou indireta com o INSS". Vamos exemplificar um pouco isso:
- Setor Financeiro
- Normalmente teremos os terceiros e autônomos controlados apenas pelo setor financeiro, deixando o RH sem visibilidade.
- Em teoria, todos os serviços prestados/oferecidos tem que ter incidência de INSS.
- Na prática, ainda existe muito trabalho informal que é pago pelo financeiro através de notas fiscais avulsas ou até mesmo recibos onde não é recolhido o INSS de forma apropriada, de acordo com a natureza do serviço prestado.
- Exemplo: Construção Civil, Serviços de Jardinagem, Limpeza, etc.
- Setor de Saúde e Medicina do Trabalho
- Setor responsável por controlar os afastamentos dos empregados.
- Nem sempre as empresas informam todos os afastamentos, e quando informam na maioria das vezes não é no prazo correto.
- INSS tem um delay muito grande nas informações recebidas sobre os eventos ocorridos nessa área.
- Atestados Médicos falsos ainda são uma realidade.
- Setor Jurídico
- Algumas empresas possuem liminares que permitem calcular o INSS de forma diferente sobre algumas verbas, o que permite a elas recolher um valor menor de INSS do que seria numa situação normal.
- O setor jurídico controla essas informações e passa para o RH a nova "fórmula" de se calcular e como a guia é gerada pelo empregador, ele apenas informa o valor sem informar o processo relacionado, deixando a cargo do governo sempre recalcular o valor para encontrar a base de cálculo.
Como podemos ver, já estamos com várias áreas envolvidas e que dificilmente teremos um profissional expert em todas elas. Então a primeira coisa a se fazer é: montar uma equipe interdisciplinar em que cada representante de área tenha um conhecimento profundo em sua respectiva área de atuação. Com essa equipe, deve-se fazer um levantamento campo-a-campo nos layouts exigidos pelo eSocial e fazer as seguintes perguntas:
- Esse layout é aplicável para o meu tipo de negócio?
- Se sim, eu possuo essa informação em algum formato digital?
- Se possuo em formato digital, em qual sistema isso se encontra?
Com base nessas 3 perguntas, dependendo da resposta você poderá ter basicamente 3 ações iniciais:
- Providenciar a "digitalização" da informação em algum sistema.
- Planejar interfaces para mandar informações de um sistema legado para o seu sistema ERP principal.
- Providenciar a informação até então nunca levada em consideração.
Na minha percepção, só depois de tudo isso muito claro e definido é que faz sentido começar a pensar na parte de solução de TI propriamente dita. E quando chegar nesse momento, recomendo fortemente ler o artigo do meu amigo ricardo.viana: SAP e-Social (SPED EFD Social).
O que NÃO fazer?
Um movimento bastante comum que ando observado no mercado são consultorias cobrando verdadeiras fortunas oferecendo "mapeamentos completos do eSocial", "soluções de ponta-a-ponta do eSocial" e derivados. Várias dessas já vieram me oferecer serviços/produtos que nem existem de fato mas com um valor maior do que várias solução consolidadas no mercado.
Não vejo problemas com esse tipo de serviço, afinal compra-se quem quer. Só vejo como prudente antes de gastar qualquer coisa com qualquer empresa entender a verdadeira necessidade do negócio. E com a cultura de que é um projeto muito complexo e com o prazo quase impossível, uma grande quantidade de empresas acabam por pagar essas quantias sem ao menos entender qual a real necessidade e do que se trata, apenas por entender que "já deveria estar me mexendo", sentido um grande sentido de urgência.
Então, resumidamente, não entre em desespero e faça uma reflexão com os key-users das principais áreas do projeto de qual é o real valor que a empresa está disposta a pagar para consultores fazerem as três perguntas que vimos anteriormente (que por sinal só poderão ser respondidas pelos próprios).
Conclusão
O objetivo desse artigo não é fornecer algum tipo de solução técnica ou algo do tipo mas sim apenas incentivar uma reflexão por parte do time de projeto das reais necessidades que a empresa tem em relação ao eSocial. Procurem informações nos portais especializados sobre o assunto e evitem sensacionalistas.
Lembrem que existem já existem etapas em que podemos começar a agir, como por exemplo a qualificação cadastral, dos funcionários e acima de tudo mantenham a calma.
