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Gestión de la demanda con SAP Demand Planning (artículo AUSAPE 2012)

Dentro unos los mercados cada vez más globales y competitivos, nos encontramos con un cliente cada vez más exigente donde para satisfacer sus necesidades, tiene un mayor número de productos o servicios.

 

Ante esta situación, para la mayoría de las compañías no es posible esperar a la formalización de los pedidos para conocer la demanda a satisfacer. Si además consideramos los tiempos de producción, ensamblaje y transporte necesarios, no es posible satisfacer estas necesidades en tiempos y niveles de servicio razonables.

 

Adicionalmente a esto, para poder sobrevivir en estos mercados cada vez más competitivos, es necesario que las empresas, puedan anticiparse a estas necesidades, con el objeto de realizar una gestión efectiva de sus capacidades optimizando los costes asociados a los productos (fabricación, distribución, etc).

 

Dentro de este escenario, parece evidente la necesidad de adelantarse a las necesidades de nuestros clientes. Por ello, la planificación de la demanda se impone como uno de los procesos críticos donde focalizar los esfuerzos e inversiones para las diferentes compañías.

Es importante que, como punto de partida, consideremos las premisas que desde APICS The Association for Operations Management, identifican como condicionantes del plan de la demanda:

  • La planificación de demanda futura es «incorrecta» por definición, (no se puede predecir el futuro con exactitud), pero debemos definir un escenario objetivo con la finalidad de establecer las acciones y directrices necesarias para poder conseguirlo.

Por ello, tan importante como calcular un plan de demanda es que este plan sea único y compartido por los diferentes departamento de la compañía: compras (elaboración del plan de aprovisionamientos, contratos marco), finanzas (seguimiento de presupuestos y tesorería), logística (gestión de almacenamiento, necesidades de transporte) y producción.

  • Toda planificación de demanda tiene un error. Tan importante como conocer la demanda es conocer estas desviaciones y considerarlas.
  • La planificación de la demanda es más exacta a niveles agregados (familia de productos/canal) que a niveles desagrados (SKU/cliente.)
  • La planificación de la demanda es más exacta para los periodos de tiempo más cercanos en el tiempo.

Asimismo, encontramos una serie de variables que condicionarán la planificación de la demanda y que deberemos estudiar si queremos anticiparnos a las necesidades de los clientes. Las agruparemos en dos:

  • Internas (dirigidas por la propia empresa): Campañas de Publicidad, Políticas de precios, cambios en producto (nuevos formatos), nuevos productos (canibalización de productos), etc.
  • Externas a la empresa: variables macroeconómicas, acciones de la competencia, tendencias de mercado, etc.

Técnicas para calcular el plan de la demanda

Dentro de las técnicas existentes para poder realizar un plan de demanda, diferenciaremos dos grupos:

1.       Cualitativas: técnicas esencialmente subjetivas donde encontramos la opinión de expertos, encuestas de mercado, y analogías históricas. Estas son especialmente útiles para prever demandas de:

      • Nuevos productos y su penetración en el mercado donde se no existen datos históricos que puedan ser tomados como base y deban ser sustituidos por estudios de mercado, estudios Delphi, históricos de consumos de productos análogos, etc.
      • Grandes familias de productos para amplios periodos de tiempo.

 

2.       Cuantitativas: a diferencia de las anteriores, estas son técnicas más objetivas y podemos diferenciar entre:

      • Extrínsecas: también conocidas como causales, pues su resultado está condicionado por factores externos (incremento de las ventas de saneamiento derivadas del boom inmobiliario).

Este tipo de técnicas suele aplicarse a niveles muy agregados de los productos, pues suelen afectar a un importante volumen de los productos.

      • Intrínsecas: donde a partir de datos históricos de consumo y mediante cálculos matemáticos podemos proyectar la demanda a futuro.

A diferencia de las anteriores, estas son de aplicación al máximo nivel de detalle y/o niveles de agregación intermedios.

Es importante considerar dos aspectos fundamentales para determinar que técnica debemos emplear:

  • Ciclo de vida del producto. La fase de maduración del producto en el mercado establece de forma genérica cuál es la técnica que mejor se adapta a cada fase. 
  • Horizonte de planificación. En función de este horizonte encontramos:

o    Largo plazo: cualitativa

o    Medio plazo: cualitativa, cuantitativa intrínseca y/o extrínseca

o    Corto plazo: cuantitativa intrínseca.

 

SAP Demand Planning es la herramienta que permite cubrir el proceso completo de planificación de la demanda, para ello dispone de herramientas que permiten aplicar las diferentes técnicas, considerando diferentes horizontes de planificación, así como las diferentes fases del ciclo de vida del producto.

 

Para ello, se dispone de una serie de modelos estadísticos que permiten aplicar técnicas cuantitativas intrínsecas (métodos univariantes;  Media móvil, Regresión lineal simple, Regresión lineal estacional, Holt Winters, Método Croston, Alineamiento exponencial…), así como técnicas cuantitativas extrínsecas (Regresión lineal múltiple).

 

Generalmente, resulta complejo identificar cuál de los modelos mencionados anteriormente  se adapta mejor a cada producto y/o agregación. Mediante SAP Demand planning existe la posibilidad de que sea el propio sistema quien determine de forma automática el modelo estadístico a aplicar.

Para ello, se realizará sobre los datos históricos un test que determine demandas intermitentes (número de periodos con datos vs periodos sin datos) un segundo test que identifique la estacionalidad y un último test para conocer la tendencia.

A partir de los resultados de estos tres cálculos y considerando los errores estadísticos, el sistema determinará el método estadístico que mejor se adapta a cada producto/servicio.

 

Nuevos actores en la demanda

Fruto de estos mercados globales y competitivos se han introducido dentro del proceso del cálculo de la demanda actores externos, (suministradores de materias primas, empresas transportistas, proveedores subcontratistas…). Esto es lo que se conoce como la cadena de suministro extendida.

Poniendo a disposición de nuestros proveedores/partners la demanda a satisfacer, les permitirá planificar y optimizar sus costes, de forma que tenga un impacto directo en los costes y tiempos de los productos que nos suministrarán.

 

Mediante SAP APO Demand planning  con la funcionalidad de Collaborative Demand Planning o SAP SNC Supply Network Collaboration se permite incorporar escenarios que permiten la integración de terceros para el cálculo o revisión de la demanda de los diferentes productos y/o servicios.

 

 

Necesito una herramienta de planificación de demanda…?

Los principales síntomas que nos permitirán identificar la necesidad una herramienta de planificación de la demanda son:

  • Diferencias entre las cantidades del plan de la demanda frente a las ventas reales, que superan los límites de error planificados que generan planes erráticos y poco fiables.
  • Carencia de herramientas que permitan gestionar/analizar el proceso de la planificación de la demanda “end to end”. Como se comentaba anteriormente, el modelo de consenso con los diferentes actores involucrados (internos y externos), es la base sobre la que debe construirse un plan de la demanda. Para ello, una herramienta que permita el acceso y gestión de la información de forma integrada en un único plan, es determinante para obtener unos resultados satisfactorios.
  • Problemas de visibilidad y consistencia de datos entre los diferentes interlocutores/departamentos que intervienen en el proceso del cálculo de la demanda (logística, ventas, marketing…).
  • Errores en los pronósticos de ventas y/o mala calidad en las previsiones.
  • Planes de demanda incompletos.
  • Alto volumen de roturas de stocks: la ausencia de visibilidad de las previsiones impide poder anticiparse a las demandas de los clientes
  • Altos niveles de inventario para prevenir las roturas de stocks y ante la ausencia de visibilidad de la demanda. La tendencia natural es incrementar el nivel de inventario, para conseguir los niveles de servicio y satisfacción con los clientes.
  • Lentitud para dar respuesta a cambios: pequeñas variaciones en la planificación de la demanda generan importantes cambios “aguas abajo” (planificación de distribución, producción,…)

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