Como Clientes podem evitar Problemas em Projetos SAP.
Ola pessoal, hoje vou comentar um pouco sobre um assunto muito comum escutar dos clientes que seus projetos de implantação SAP ou melhorias com o ERP SAP tiveram uma série de problemas, atrasos, alto custo, desentendimentos, ou até pior, comentários do tipo, isso não está funcionando como planejado ou não era isso que nós estávamos precisando, desta maneira gerando momentos desagradáveis.
Por mais óbvio que possa parecer, isso se dever ao fato de que muitos desses clientes acabam por não definir uma boa estratégia sobre o que querem, já que muitas vezes sempre deixando em aberto a opção de fechar o escopo do projeto e não definirem muito bem o que desejam no projeto, isso ocorre por não terem conhecimento da ferramenta que está sendo adquirida ou por não terem sido avisados sobre as limitações do standard, e na maioria dos casos o comercial prometeu alguma coisa que não pode ser feita por ser um desenvolvimento específico que não foi planejado ou informado que estaria fora do escopo inicial, desta maneira as expectativas do cliente não serão atingidas ao termino do projeto.
Realmente me assusta, ver que diversas vezes clientes deixam de escolher uma empresa de consultoria com experiência, apenas pelo preço, já que muitas vezes a mesma não aplica a metodologia de gerenciamento de projetos, seja ela qual for ou no nosso caso a ASAP, ou pior sem Gerentes de Projetos capacitado, aonde muitas vezes não são respaldados por um PMO, para auxiliar no andamento do projeto, sem experiência previa de seu segmento ou com uma equipe capacitada adequadamente em detrimento de uma “virtual” economia. (Ocorre que, na maioria das vezes essa economia é inexistente, pois muitos desses clientes acabam tendo que dispender até mais do que dispenderia se tivesse escolhido o correto parceiro de implantação na primeira vez e tornando um simples projeto em um retrabalho futuro).
Aqui vão algumas dicas e experiências vivenciadas para evitar ou amenizar problemas em seus projetos SAP:
- Dedique as pessoas certas de sua equipe para o projeto que será implantado evite equipes flutuantes elas devem participar do início ao fim do projeto;.
- Por mais difícil que seja afastar essas pessoas de suas funções diárias os projetos de mudanças de processo nunca dão certo se você não colocar seus melhores recursos para apoiar a empresa de consultoria afinal ninguém conhece melhor o seu negócio do que você mesmo;
- Escolha o parceiro de consultoria que realmente conhece o processo que você irá implantar antes de iniciar o projeto.
Nessa hora, não adianta economizar e pagar duas vezes: busque referências, converse exaustivamente com as empresas que estão concorrendo ao projeto e peça os nomes e Curriculum dos profissionais da consultoria que irão trabalhar no projeto, será que eles realmente conhecem as metodologias de implementação ou gerenciamento de projetos ou pelo menos dos que irão apoiar a equipe de projeto, existe um staff de apoio.
Vale lembrar que nem sempre as consultorias que mais conhece de varejo, também conhecerá de manufatura ou de supply chain por este motivo as consultorias deveriam estar com uma divisão clara internamente de sua equipe de projetos ou módulos de implementação, afinal não existe consultores SAP ALL … busque a consultoria mais qualificada, se possível, para cada tipo de processo ou módulos que você irá implantar na sua empresa.
Lembre-se que o custo do projeto não é somente o custo de aquisição de licenças e o da consultoria, coloque em seus cálculos dos custos do projeto o custo da SUA equipe.
Cada atraso na entrega por parte da equipe da consultoria (ou mesmo da sua empresa) impacta também neste custo para a sua empresa, e muitas vezes isso não é levado em conta;
- Procure entender o que está sendo feito e avalie uma eventual mudança no processo atual para atender ao processo padrão do SAP, ao invés de modificar (customizar) o SAP para atender o seu processo. Vale lembrar, aqui, que os processos que vêm como padrão no sistema geralmente são os considerados “melhores práticas” do mercado, e são aplicadas no mundo todo e foram testadas exaustivamente e talvez seja interessante avaliar a troca ou mudança do seu processo, e não o contrário;
- Capacite corretamente a equipe que irá posteriormente trabalhar com o SAP ou com o novo processo implantado. Muitos dos projetos atuais têm desprezado a fase de capacitação e gestão de mudanças um erro muito grave, sendo que muitas vezes esse “custo” é cortado do projeto para efeitos de economia. O custo posterior para que sua equipe se capacite sozinha na ferramenta é infinitamente maior do que efetuá-lo em tempo de projeto.
- Esteja aberto a ouvir e a falar: não concorde com tudo o que a consultoria está colocando quando não concordar mas confie em suas sugestões, mas faça-o em tempo hábil, não deixe questões importantes para segundo plano ou para “resolver depois”. Muitas vezes, a detecção de um problema crítico em tempo hábil pode evitar atrasos futuros em diversas áreas. O SAP é um sistema integrado, onde todos os processos possuem alguma correlação e podem gerar impactos em outros processos, o que e muito comum por culpa do cliente.
Acredito que, ao seguir essas dicas, seu processo de transição terá maiores chances de sucesso.
-Regra de ouro: Exija a metodologia e suas fases, e também um gerenciamento de projetos em todas as fases, afinal não aprendemos a andar antes de engatinhar, sei que isso leva tempo e custo mas isso pode se reverter em economia de tempo e custo lá na frente.
Best Regard's
Gilberto Disessa Junior
