Caso de Uso
Você é o consultor FI alocado num projeto de melhoria na empresa XPTO. Você identifica que as informações do fluxo de caixa são feitas de forma manual. Os usuários usaram as transações FBL1N, FBL3N e a FB5N para extrair as informações financeiras para montar o fluxo de caixa no Excel.
Baseado nessas informações você propõe um relatório de fluxo de caixa gerado pelo SAP ECC com os seguintes requisitos:
- Saldo Bancário.
- Entradas - Com a previsão de pagamento de clientes.
- Saídas – Com a previsão de pagamento de fornecedores.
- Visualização das informações do caixa em moedas estrangeiras.
FF7A – (Situação do Caixa ou Fluxo de Caixa)
Para ajudar nesta administração do caixa da empresa, o SAP ECC disponibiliza diversos relatórios, dentre eles vou demostrar nesse artigo a utilização da transação FF7A que provê informações financeiras da empresa de forma rápida e precisa.
A transação FF7A trabalha com dois objetos de tesouraria para ajudar na organização das informações. Os objetos de tesouraria são:
- Níveis de tesouraria
- Grupos de tesouraria
Após a configuração dos objetos de tesouraria, essas informações são vinculadas aos dados mestres dos fornecedores, clientes e conta do razão.
Para atender aos requisitos funcionais propostos, vamos organizar nossos objetos de tesouraria conforme diagrama abaixo.
1. Configuração – Níveis e Grupos de Tesourarias
Uma vez os objetos de tesouraria definidos, vamos configurar os níveis e grupos de tesourarias.
“Definir níveis de tesouraria “
Para criar o nível de tesouraria pode-se acessar a transação OT14 ou caminho
SPRO-> IMG >Financial Supply Management > Administração de caixa e de liquidez> Administração de caixa > Dados mestre > Conta terceiros> Definir níveis de tesouraria
Descrição dos campos relevantes:
Nível: O nível de administração de tesouraria é utilizado para o controle da administração de caixa.
“A SAP sugere que os níveis que começam por 'F' ou 'B' devem ser reservados para a atualização automática nos lançamentos, devendo os níveis 'F' ser utilizados para contas bancárias, clientes e fornecedores e os níveis 'B' para as contas de compensação bancárias.”
CS: Não se aplica ao artigo.
Origem: Define a origem das informações para o caixa, que podem ser usadas nos dados mestre.
Possíveis Origens:
- BNK Contabilidade bancária
- PSK Contabilidade de contas de clientes/fornecedores
- DEV Garantia de divisas
- DAR Empréstimo
- WER Títulos
- MAT Administração de materiais
- VER Vendas e distribuição
* Um ponto muito interessante que os níveis de tesouraria podem ter acesso a informações de partidas-memo, ordem, pedidos e outros mais objetos conforme descritos acima.
Txt.Breve: Texto breve do grupo de tesourarias.
Txt.Descr.nivel.Tesouraria: Descrição do nível de tesourarias.
“Definir níveis de tesouraria”
Para criar um grupo de tesouraria pode-se acessar a transação OT13 ou caminho
SPRO-> IMG >Financial Supply Management > Administração de caixa e de liquidez> Administração de caixa > Dados mestre > Conta terceiros> Definir grupos de previsão de tesouraria
Descrição dos campos relevantes:
GrpPrevTes: Id do grupo de tesourarias.
Níel: “O nível de administração de tesouraria é utilizado para o controle a administração de caixa.”
Cnt: Não se aplica para esse artigo.
CtrDt: Não se aplica para esse artigo.
Txt.Breve: Texto breve do grupo de tesourarias.
Denominação: Descrição do grupo de tesourarias.
2.Atualização dos dados mestre
Já com os objetos de tesouraria configurados é necessário a atualização dos dados mestres referente ao campo “GrpAdmTesourar”.
Para os dados mestre de fornecedores e clientes ficam disponíveis no seguimento empresa na aba “Administração de conta” para os fornecedores e clientes.
“Atualização do Grupo Tesouraria”
Atualização do grupo de tesouraria dos fornecedores pode acessar a transação FK02.
Atualização do grupo de tesouraria dos clientes pode acessar a transação FD02.
Para as contas do razão é necessário atualizar o campo “nível de tesouraria” no seguimento empresa do dado mestre. Esse campo fica disponível na aba “Entrada/Banco/Juros”.
Atualização do grupo de tesouraria das contas do razão pode-se acessar a transação FS00.
As informações demonstradas nesta parte são focadas para atualização dos campos necessários para configuração da transação FF7A, demais informações do referente a administração de tesouraria não está descrito neste artigo.
3.Configuração - (Situação do Caixa ou Fluxo de Caixa)
Já com as configurações de tesourarias feitas e dados mestre atualizados, vamos começar a criar a estrutura do fluxo de caixa.
Um ponto interessante nas configurações das “estruturas” usadas na transação FF7A é que podemos ter quantas visões financeiras a empresa necessitar. Não precisamos ficar presos a uma demonstração especifica,as configurações da FF7A envolvem três passos.
Passo 1: “Definir nome da conta em tesouraria“
Com essa configuração atribuímos um “sinônimo” para as contas, por exemplo, em vez de ser mostrado o número da conta no relatório “101001” podemos colocar um nome intuitivo assim “ENT_ITA001” com isso já sabemos que é uma conta do banco entrada, do Itaú e número da conta.
Com essa configuração ativada, ela é fica disponível em todos relatórios de administração de tesourarias.
Para criar "nomes das contas de tesourarias" pode acessar a transação OT16 ou caminho
SPRO->IMG >Financial Supply Management > Administração de caixa e de liquidez> Administração de caixa > Estruturação > Definir nome da conta em tesouraria
Descrição dos campos relevantes:
NmCtates: Nome intuitivo para identificação da conta.
Cta.Razão: Número da conta do razão.
Conta Bancária: Caso uma conta do razão esteja vinculado com uma conta bancaria será apresentado o número da conta bancaria.
SóAt: Não se aplica para esse artigo.
CoOP: Não se aplica para esse artigo.
Denominação: Descrição para identificação da conta.
Passo 2: “Atualizar títulos“
Com essa configuração vamos criar o nome para fluxo de caixa que queremos utilizar.
Para criar um “títulos” podemos acessar a transação OT18 ou caminho
SPRO-> IMG >Financial Supply Management > Administração de caixa e de liquidez>> Administração de caixa > Estruturação > Classificações >Atualizar títulos
Passo 3: “Atualizar estrutura “
Aqui vamos configurar nossa estrutura de informação para o fluxo de caixa, conforme as necessidades da empresa. Podemos fazer agrupamento das contas bancária e informações referentes aos fornecedores e clientes.
Para criar uma “Atualizar estrutura” pode acessar a transação OT17 ou caminho
SPRO-> IMG >Financial Supply Management > Administração de caixa e de liquidez> Administração de caixa > Estruturação > Classificações >Atualizar estrutura
Descrição dos campos relevantes:
Estrutura: nome definido no passo 2 desse artigo. Recebe o nome “FLUXO1”referente ao campo “estruturação” que definimos anteriormente.
Campo Estrutura: E: Considera todas informações relevantes configurada nos níveis de tesourarias e G para conta ou grupo de previsão de tesouraria.
Seleção: “Neste ponto devem ser entrados os níveis, as contas ou os grupos de tesouraria, os quais devem ser considerados ou excluídos na exibição. As entradas devem ser mascaradas com um '+', para possibilitar uma entrada genérica”
Os número das contas do Razão são compostas por 10 posições e os grupos de tesouraria tem 6 posições.
Seleção: “++” consolida todas as informações com o nível tesouraria.
Seleção: “++++1+++++ “filtra as contas do razão que na quinta posição seja igual ao numeral “1”.
Seleção: “F1++++” filtra os grupos de tesourarias que comecemos caracteres “F1”.
Seleção: “F2++++” Filtra os grupos de tesourarias que comecem com os caracteres “F2”.
Empresa: Identifica uma empresa específica.
Plct: Identifica um plano de conta específico, caso queria fazer um filtro por plano de conta.
Excluir: Excluir uma determinada informação para não ser exibida.
Campo ConcCampac: Descrição do agrupamento para visualização.
EmpresaCompac: “Se uma conta de compactação for especificada, o mesmo poderá suceder para uma empresa de compactação”.
4. Execução da transação FF7A
Agora chegamos na parte final do nosso artigo, antes de executar a transação FF7A. Um ponto relevante: se os dados mestres não estiverem atualizados com as informações de nível ou grupo de tesourarias não serão consideradas na seleção da transação FF7A.
“FF7A em moeda BRL“
Descrição dos campos relevantes:
Nome do campo | Descrição | Ação do usuário e valores | Comentário |
Empresa | 1000 | ||
Situação de caixa | Selecione | Selecione para considerar das contas bancárias | |
| Prev.tesour.a curto prazo | Selecione | Selecione para considerar das contas fornecedores e clientes. | |
Estruturação | FLUXO1 | Este agrupamento mostra uma síntese total das contas bancárias e das contas de terceiros. | |
Exibição por | 13.12.2014 | Por exemplo, data de hoje | |
Exibição em | BRL | Moeda de exibição | |
Incremento | 1 | Incremento em dias, semanas ou meses | |
Em unidade | T | Unidade do incremento em dias, semanas ou meses | |
Exibição Delta | Selecione | O tipo de exibição determina, se são saídos valores acumulados ou apenas entradas e saídas por cada intervalo de tempo com o total ou saldo inicial e saldo final. | |
Exibir síntese de moedas | Não Selecionar | Se esta instrução for marcada e caso se tenha selecionado mais que uma moeda, a exibição da situação de caixa ou da previsão de tesouraria a curto prazo será iniciada por uma síntese de moedas. | |
Nº de colunas | 14 | ||
Sábado/Domingo para Segunda | Selecione |
“Resultado”
“Principais opções disponíveis na transação FF7A.”
“Nives”
“Grupos”
“Outras Apresentações”
“FF7A em moeda USD “
É necessário que a taxa de câmbio já esteja atualizada conforme a imagem abaixo.
Paras mas informações sobre taxas de cambio podem acessar o link abaixo.
https://help.sap.com/saphelp_46c/helpdata/pt/e5/0781f54acd11d182b90000e829fbfe/content.htm
“Resultado”
Conclusão
Esse artigo mostra de forma prática a utilização da transação FF7A e as configurações envolvidas para criar várias visões financeiras para a utilização no Fluxo de Caixa da empresa.
Caso alguém sinta falta de alguma configuração ou informação importante ou encontre alguma divergência, fique à vontade para relatar a devida correção.
Reclassificação - OT48
Muitas vezes chegamos a uma empresa, com a estrutura de fluxo de caixa já definida e, com partidas no sistema. Caso haja necessidade de uma reorganização, a transação OT48 executa uma reclassificação das partidas já incluídas, recomendo que seja executado no ambiente de qualidade para medir os impactos e depois em produção.
A transação FDFD é uma ferramenta de introdução de tesouraria, muito útil para encontrar divergência e correções de informações.
Obrigado, Artur Paulino
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