Como cargar los Saldos Iniciales de las Cuentas x Pagar y Cobrar

[former_member326598]

Hola estimados amigos del foro quisiera saber por favor y de que manera con un ejemplo, la forma de cargar los saldos iniciales de las cuentas por pagar y cobrar de mis clientes y proveedores al SAP atraves del DTW que plantilla o plantillas debo ultilizar para hacer la carga correcta de mis saldos iniciales

Saludos y Gracias

Jesus

QASAC

[Former Member]

Hola Jesus...

Has tenido alguna novedad respecto de esta carga de datos??

Saludos Cordiales,

[former_member326598]

Hice las pruebas con la carga de los saldos totales no por factura como me indican que seria la mejor manera, nosotros ya venimos trabajando con SAP y a raiz del cambio del plan de cuentas vamos a hacer como una nueva carga de datos depurando algunas deficiencias que se tuvieron al inicio y por la poca experiencia que se tenia,

Bueno como ya comente no tuve problemas al hacer la carga de los saldos totales por Cliente me falta probar por Proveedor que me imagino no tendre problemas tampoco

Lo unico si es ver si la carga lo hago por documento o el saldo total ya que no solo manejamos facturas si no tambien Letras y son por cada factura unas 10 letras osea que seria bastante tedioso buieno vamos a evaluar con contabilidad y con el personal de cobranzas como ver la mejor manera y practica de hacer la carga

Gracias por los ejemplos y las dos manera de como hacer, no si tengan alguna recomendacion adicional que hacerme se los agradeceria

Slds

Jesus Bocanegra

QASAC

[Former Member]

Buenas noches estimados foristas, yo tengo el mismo tema, pero en el pais que vivo no se puede generar un documento, sino tiene un numero fiscal que lo abale, por lo tanto no puedo generar facturas con una serie primaria, o una serie que no este relacionada con su determinado tipo de numero fiscal correlativo.

En este caso, que puedo hacer?...

muchas gracias.

Carlos Bonilla,

[former_member188440]

Pero es unicamente para saldos iniciales, no veo el problema en generar dichos documentos pues no son comerciales.

Por eso son de serivicios unicamente, o en su defecto genera polizas por DTW.

Ademas todo esto solo ira referenciado a las cuentas de control de proveedores y clientes contra la de saldos iniciales, la cual te deberia cuadrar.

[former_member188440]

Pero es unicamente para saldos iniciales, no veo el problema en generar dichos documentos pues no son comerciales.

Por eso son de serivicios unicamente, o en su defecto genera polizas por DTW.

Ademas todo esto solo ira referenciado a las cuentas de control de proveedores y clientes contra la de saldos iniciales, la cual te deberia cuadrar.

[Former Member]

Hola...

Alguna novedad con este caso???

Saludos Cordiales,

PD: Si considera que el caso ya ha sido resuelto, favor cerrar el mismo.

Edited by: Paul Ponce on Dec 3, 2009 9:52 PM

Edited by: Paul Ponce on Dec 29, 2009 7:00 PM

[Former Member]

Hola a todos y gracias por una respuesta.

Las cuentas que están gestionadas con impuestos; ¡como se cargan los saldos en SAP ya que tengo una cuenta con su dato maestro y su indicador de IVA repercutido(>) y no permite una contabilización directa a estas cuientas a través de notas contables (FB50, FB01).

Gracias por su respuesta

[Former Member]

Saludos,

Específicamente los documentos que puedes utilizar para este carque están el siguiente ruta:

C:Archivos de programaSAPData Transfer WorkbenchTemplatesTemplatesoInvoices para facturas de clientes y

C:Archivos de programaSAPData Transfer WorkbenchTemplatesTemplatesoPurchaseInvoices para facturas de proveedores. De ahi se utilizan respetivamente Documents y Documents_Lines.

Tal y como te comentan en anteriores respuestas lo importante es manejar estos documentos tipo servicio. Los saldos los cargas sin impuestos y sin retenciones (withholding tax). Es importante antes de preparar la plantilla determinar que información de necesita como centro de costo, proyecto, precio unitario, producto (estos ultimos van a nivel de descripción) y referencia del cliente.

Como recomendación de puedo decir que es bueno crear un código de transacción de saldos iniciales para posteriores análisis así como bloquear el periodo contable siguiente al del cargue.

Cualquier cosa con gusto,

Manuel Barrero

[former_member326598]

Que tal bueno noi utilizo segmentacion de cuentas ni tampoco centro de costos, ni proyectos, lo que tengo en el excel que me han pasado es el nombre del cliente y su saldo final a la fecha osea lo que debe al dia de hoy

CLIENTE UNO USD 1,500.00

CLIENTE DOS SOL 2,350.00

CLIENTE TRE EUR 500.00

Y asi sucesivamente ahora lo que no me queda claro es el documento de tipo servicio que debo crear, es un Articulo de Tipo servicio no inventariable con las cuentas contables a nivel de articulo o a nivel de detalle de documento selecciono tipo servicio si me puedes dar mayor de detalle o si me puedes pasar un ejemplo de como hacerlo por favor. Y como puedo hacerlo tambien por Asiento

En conclusion cual seria la mejor manera de hacer la carga de estos saldos iniciales.

Slds

Jesus

QASAC

[Former Member]

Hola Jesús:

Conforma un template con la siguiente información, luego reemplazas los datos según la información que tu manejas y te sugiero realizar una primera carga de pruebas en una base de datos copia de la base productiva, de modo que puedas probar y chequear como queda la carga.

La cabecera es la siguiente:

RecordKey	DocEntry	CardCode	DocDate	TaxDate	DocDueDate	DocTotal	DocType	NumAtCard	FolioNumber	Series	JournalMemo	PaymentGroupCode  DocCurrency
RecordKey	DocEntry	CardCode	DocDate	TaxDate	DocDueDate	DocTotal	DocType	NumAtCard	FolioNumber	Series	JournalMemo	PaymentGroupCode   DocCurrency
1	             1	         C00014       20081204	20081204 20081211	8568	      dDocumentService	242415	242415		apertura sap clientes	22               USD
2	             2	         C00014       20081224	20081224 20081231	19992	      dDocumentService	243189	243189		apertura sap clientes	22               SOL
3	             3	         C00014       20090109	20090109 20090116	24716	      dDocumentService	243776	243776		apertura sap clientes	22               USD

, mientras que en el detalle cargas los siguientes datos:

RecordKey	LineNum	AccountCode	ItemDescription	      UnitPrice	TaxCode
RecordKey	LineNum	AccountCode	ItemDescription	      UnitPrice	TaxCode
1	         0      3-02-00-00-001	  apertura sap cliente	8568	IVA_EXE
2	         0      3-02-00-00-001	  apertura sap cliente	19992	IVA_EXE
3	         0      3-02-00-00-001	  apertura sap cliente	24716	IVA_EXE

Espero te sea de ayuda,

PD: La cuenta que aparece acá no corresponde a alguna cuenta contable del PLan de Cuentas peruano, por lo que simplemente carga en modo prueba apuntando a una cuenta contable de apertura. Cambia también el dato IVA_EXE por IGV_EXE.

Saludos Cordiales,

Edited by: Paul Ponce on Oct 28, 2009 5:52 PM

[former_member326598]

Voy hacer las pruebas pero una ultima consulta como relaciono la plantilla de detalle con la cabecera osea si el Docentry es 1 en el detalle como lo relaciono osea ese 1 en que columna va???

Slds

Jesus

[Former Member]

Hola....

La relación se da de acuerdo a la cantidad de líneas que ingresas en cada documento. Cada DocEntry corresponde a un documento, por lo tanto, si quisieras registrar una factura por servicios, por ejemplo, con 5 líneas de detalle, significa que en el template de cabecera aparecería una línea con ese DocEntry, mientras que para el template de detalle tendrías 5 veces el mismo número.

Saludos Cordiales,

[Former Member]

Hola....

La relación se da de acuerdo a la cantidad de líneas que ingresas en cada documento. Cada DocEntry corresponde a un documento, por lo tanto, si quisieras registrar una factura por servicios, por ejemplo, con 5 líneas de detalle, significa que en el template de cabecera aparecería una línea con ese DocEntry, mientras que para el template de detalle tendrías 5 veces el mismo número.

Saludos Cordiales,

[former_member326598]

Disculpa la pregunta tan tonta y la ignorancia en el tema pero no se si el ejemplo de com ollenar la plantilla que me hicieron esta bien pues ahi no veo como se relaciona el docentry con el detalle y en que columna de la plantilla de detalle iria repetido el docentry siempre y cuando tenga mas lineas

La verdad que yo soy principiante en esto de las plantillas y quisiera saber con un buen ejemplo cual es la mejor practica para cargar los saldo iniciales de las cuentas por cobrar y pagar

Bueno otra vez disculpas por no conocer mucho del tema y no entender pero espero que me resuelvan la duda

Slds

Jesus

[Former Member]

Hola Jesús:

La cabecera sería la siguiente:

RecordKey	DocEntry	CardCode	DocDate	TaxDate	DocDueDate	DocTotal	DocType	NumAtCard	FolioNumber	Series	JournalMemo	PaymentGroupCode  DocCurrency
RecordKey	DocEntry	CardCode	DocDate	TaxDate	DocDueDate	DocTotal	DocType	NumAtCard	FolioNumber	Series	JournalMemo	PaymentGroupCode   DocCurrency
1	             1	         C00014       20081204	20081224 20081211	8568	      dDocumentService	242415	242415		apertura sap clientes	22               USD
1	             1	         C00014       20081204	20081224 20081211	8568	      dDocumentService	242415	242415		apertura sap clientes	22               USD
1	             1	         C00014       20081204	20081224 20081211	8568	      dDocumentService	242415	242415		apertura sap clientes	22               USD


, mientras que en el detalle cargas los siguientes datos:

RecordKey	LineNum	AccountCode	ItemDescription	      UnitPrice	TaxCode
RecordKey	LineNum	AccountCode	ItemDescription	      UnitPrice	TaxCode
1	         0      3-02-00-00-001	  apertura sap cliente	1000	IVA_EXE
1	         1      3-02-00-00-001	  apertura sap cliente	4000	IVA_EXE
1	         2      3-02-00-00-001	  apertura sap cliente	3586	IVA_EXE

, Donde puedes observar que el RecordKey se repite en el detalle, y la suma de los precios unitarios del detalle es el monto del total del documento indicado en cabecera. Además, la columna LineNum permite indicar el

orden de las líneas dentro del documento.

Espero te sea aclaratorio, de todos modos, te sugiero que vayas realizando pruebas de carga, para constatar lo ya señalado.

Saludos Cordiales,

[Former Member]

Hola Jesús:

La cabecera sería la siguiente:

RecordKey	DocEntry	CardCode	DocDate	TaxDate	DocDueDate	DocTotal	DocType	NumAtCard	FolioNumber	Series	JournalMemo	PaymentGroupCode  DocCurrency
RecordKey	DocEntry	CardCode	DocDate	TaxDate	DocDueDate	DocTotal	DocType	NumAtCard	FolioNumber	Series	JournalMemo	PaymentGroupCode   DocCurrency
1	             1	         C00014       20081204	20081224 20081211	8568	      dDocumentService	242415	242415		apertura sap clientes	22               USD
1	             1	         C00014       20081204	20081224 20081211	8568	      dDocumentService	242415	242415		apertura sap clientes	22               USD
1	             1	         C00014       20081204	20081224 20081211	8568	      dDocumentService	242415	242415		apertura sap clientes	22               USD


, mientras que en el detalle cargas los siguientes datos:

RecordKey	LineNum	AccountCode	ItemDescription	      UnitPrice	TaxCode
RecordKey	LineNum	AccountCode	ItemDescription	      UnitPrice	TaxCode
1	         0      3-02-00-00-001	  apertura sap cliente	1000	IVA_EXE
1	         1      3-02-00-00-001	  apertura sap cliente	4000	IVA_EXE
1	         2      3-02-00-00-001	  apertura sap cliente	3586	IVA_EXE

, Donde puedes observar que el RecordKey se repite en el detalle, y la suma de los precios unitarios del detalle es el monto del total del documento indicado en cabecera. Además, la columna LineNum permite indicar el

orden de las líneas dentro del documento.

Espero te sea aclaratorio, de todos modos, te sugiero que vayas realizando pruebas de carga, para constatar lo ya señalado

Saludos Cordiales,

[Former Member]

Hola Jesus,

Recomendacion adicionales a todas las explicaciones que te han suministrado los amigos del foro para un buen resultado del cargue de saldos iniciales:

Para hacer un seguimiento a las CxP y CxC se recomienda crear un documento por cada factura de cliente o proveedor que a la fecha del cargue tenga saldo, Ej:

Cliente UNO SALDO = USD 1.500,00 Crear los documentos que conforman este saldo:

factura 1 USD 500

factura 2 USD 300

factura 3 USD 200

factura 4 USD 500

Por cada documento CxP, CxC puedes grabar en SAP las fechas reales del documento original:

Fecha contabilizacion = fecha del cargue inicial

Fecha documento = fecha real de la factura original

Fecha vencimiento = fecha vencimiento del factura original

Incluir en el campo de referencia en SAP el numero del consecutivo original del documento para hacer trazabilidad y facilitar informes o busquedas:

Factura en SAP consecutivo 1 , consecutivo original 100200

Factura en SAP consecutivo 2, consecutivo original 150003

Factura en SAP consecutivo 3, consecutivo original 200223

Definir una serie unica de docuemntos para cargue de saldos iniciales para CxP y CxC, esto facilita luego la generacion de reportes

Las facturas CxP, CxC, NC, ND las puedes crear de tipo servicio, afectando una cuenta unica de saldos iniciales, no es necesario crear articulos

Para las cuentas que presentan saldo y que NO manejan un documento cruce (cuentas asociadas en SAP), las puedes cargar directamente al registro en el diario; afecta la cuenta de saldos iniciales contra la cuenta que presenta saldo en el balace.

Saludos,

JAMS

[Former Member]

Hola Jesus

buen día de antemano tengo unas dudas espero me puedas apoyar columna

*Tax code del detalle manejas IVA_EXE y arriba menciona IGV_EXE Cual debo manejar yo?  en base a que lo ponemos?

La duda mas grande es lo siguiente tengo un cliente con 100 pesos de los cuales generan de iva(impuesto de ventas) 16 pesos

mi póliza debería hacer un asiento de 116 al cliente  contra 16 a iva por pagar y 100 a la cuenta de saldos iniciales es correcto esto en base a lo que he visto en otra sociedad que ya tenemos.

En ese modo tu template es así como se debe manejar o donde manejas las cuentas en detalles de ivas y saldos iniciales  tendría que poner a cada cliente cada detalle?

Saludos Cordiales

[former_member188440]

Podrias utilizar facturas de servicios (dDocumentType =S) con una cuenta de mayor de "Saldos iniciales", de esta forma al ejecutar el DTW se afectaria la cuenta asociada del cliente/proveedor contra la de "saldos iniciales"

Otro podria ser por medio de asientos de diario, esto para las cuentas contables de bancos,etc.

Recuerda que si utilizas segmentacion de cuentas debes utilizar el codigo de la cuenta que comienza con _SYS

Espero esto te sirva.

[former_member188440]

Podrias utilizar facturas de servicios (dDocumentType =S) con una cuenta de mayor de "Saldos iniciales", de esta forma al ejecutar el DTW se afectaria la cuenta asociada del cliente/proveedor contra la de "saldos iniciales"

Otro podria ser por medio de asientos de diario, esto para las cuentas contables de bancos,etc.

Recuerda que si utilizas segmentacion de cuentas debes utilizar el codigo de la cuenta que comienza con _SYS

Espero esto te sirva.