20 Replies Latest reply: May 13, 2013 5:41 PM by Angel Mendez RSS

Como cargar los Saldos Iniciales de las Cuentas x Pagar y Cobrar

Grimaldo Jr. Del Solar Bettocchi
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Hola estimados amigos del foro quisiera saber por favor y de que manera con un ejemplo, la forma de cargar los saldos iniciales de las cuentas por pagar y cobrar de mis clientes y proveedores al SAP atraves del DTW que plantilla o plantillas debo ultilizar para hacer la carga correcta de mis saldos iniciales

 

Saludos y Gracias

 

Jesus

QASAC

  • Re: Como cargar los Saldos Iniciales de las Cuentas x Pagar y Cobrar
    Mauricio QUINTANA
    Currently Being Moderated

    Podrias utilizar facturas de servicios (dDocumentType =S) con una cuenta de mayor de "Saldos iniciales", de esta forma al ejecutar el DTW se afectaria la cuenta asociada del cliente/proveedor contra la de "saldos iniciales"

     

    Otro podria ser por medio de asientos de diario, esto para las cuentas contables de bancos,etc.

     

    Recuerda que si utilizas segmentacion de cuentas debes utilizar el codigo de la cuenta que comienza con _SYS

     

    Espero esto te sirva.

  • Re: Como cargar los Saldos Iniciales de las Cuentas x Pagar y Cobrar
    Mauricio QUINTANA
    Currently Being Moderated

    Podrias utilizar facturas de servicios (dDocumentType =S) con una cuenta de mayor de "Saldos iniciales", de esta forma al ejecutar el DTW se afectaria la cuenta asociada del cliente/proveedor contra la de "saldos iniciales"

     

    Otro podria ser por medio de asientos de diario, esto para las cuentas contables de bancos,etc.

     

    Recuerda que si utilizas segmentacion de cuentas debes utilizar el codigo de la cuenta que comienza con _SYS

     

    Espero esto te sirva.

  • Re: Como cargar los Saldos Iniciales de las Cuentas x Pagar y Cobrar
    Manuel Barrero
    Currently Being Moderated

    Saludos,

     

    Específicamente los documentos que puedes utilizar para este carque están el siguiente ruta:

    C:Archivos de programaSAPData Transfer WorkbenchTemplatesTemplatesoInvoices para facturas de clientes y

    C:Archivos de programaSAPData Transfer WorkbenchTemplatesTemplatesoPurchaseInvoices para facturas de proveedores. De ahi se utilizan respetivamente Documents y Documents_Lines.

     

    Tal y como te comentan en anteriores respuestas lo importante es manejar estos documentos tipo servicio. Los saldos los cargas sin impuestos y sin retenciones (withholding tax). Es importante antes de preparar la plantilla determinar que información de necesita como centro de costo, proyecto, precio unitario, producto (estos ultimos van a nivel de descripción) y referencia del cliente.

     

    Como recomendación de puedo decir que es bueno crear un código de transacción de saldos iniciales para posteriores análisis así como bloquear el periodo contable siguiente al del cargue.

     

    Cualquier cosa con gusto,

    Manuel Barrero

     

    • Re: Como cargar los Saldos Iniciales de las Cuentas x Pagar y Cobrar
      Grimaldo Jr. Del Solar Bettocchi
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      Que tal bueno noi utilizo segmentacion de cuentas ni tampoco centro de costos, ni proyectos, lo que tengo en el excel que me han pasado es el nombre del cliente y su saldo final a la fecha osea lo que debe al dia de hoy

       

      CLIENTE UNO                        USD 1,500.00

      CLIENTE DOS                        SOL 2,350.00

      CLIENTE TRE                         EUR    500.00

       

      Y asi sucesivamente ahora lo que no me queda claro es el documento de tipo servicio que debo crear, es un Articulo de Tipo servicio no inventariable con las cuentas contables a nivel de articulo o a nivel de detalle de documento selecciono tipo servicio si me puedes dar mayor de detalle o si me puedes pasar un ejemplo de como hacerlo por favor. Y como puedo hacerlo tambien por Asiento

       

      En conclusion cual seria la mejor manera de hacer la carga de estos saldos iniciales.

       

      Slds

       

      Jesus

      QASAC

      • Re: Como cargar los Saldos Iniciales de las Cuentas x Pagar y Cobrar
        Currently Being Moderated

        Hola Jesús:

         

        Conforma un template con la siguiente información, luego reemplazas los datos según la información que tu manejas y te sugiero realizar una primera carga de pruebas en una base de datos copia de la base productiva, de modo que puedas probar y chequear como queda la carga.

         

        La cabecera es la siguiente:

         

        RecordKey     DocEntry     CardCode     DocDate     TaxDate     DocDueDate     DocTotal     DocType     NumAtCard     FolioNumber     Series     JournalMemo     PaymentGroupCode  DocCurrency
        RecordKey     DocEntry     CardCode     DocDate     TaxDate     DocDueDate     DocTotal     DocType     NumAtCard     FolioNumber     Series     JournalMemo     PaymentGroupCode   DocCurrency
        1                  1              C00014       20081204     20081204 20081211     8568           dDocumentService     242415     242415          apertura sap clientes     22               USD
        2                  2              C00014       20081224     20081224 20081231     19992           dDocumentService     243189     243189          apertura sap clientes     22               SOL
        3                  3              C00014       20090109     20090109 20090116     24716           dDocumentService     243776     243776          apertura sap clientes     22               USD

         

        , mientras que en el detalle cargas los siguientes datos:

         

        RecordKey     LineNum     AccountCode     ItemDescription           UnitPrice     TaxCode
        RecordKey     LineNum     AccountCode     ItemDescription           UnitPrice     TaxCode
        1              0      3-02-00-00-001       apertura sap cliente     8568     IVA_EXE
        2              0      3-02-00-00-001       apertura sap cliente     19992     IVA_EXE
        3              0      3-02-00-00-001       apertura sap cliente     24716     IVA_EXE

         

        Espero te sea de ayuda,

         

        PD: La cuenta que aparece acá no corresponde a alguna cuenta contable del PLan de Cuentas peruano, por lo que simplemente carga en modo prueba apuntando a una cuenta contable de apertura. Cambia también el dato IVA_EXE por IGV_EXE.

         

        Saludos Cordiales,

         

        Edited by: Paul Ponce on Oct 28, 2009 5:52 PM

         

        • Re: Como cargar los Saldos Iniciales de las Cuentas x Pagar y Cobrar
          Grimaldo Jr. Del Solar Bettocchi
          Currently Being Moderated

          Voy hacer las pruebas pero una ultima consulta como relaciono la plantilla de detalle con la cabecera osea si el Docentry es 1 en el detalle como lo relaciono osea ese 1 en que columna va???

           

          Slds

           

          Jesus

          • Re: Como cargar los Saldos Iniciales de las Cuentas x Pagar y Cobrar
            Currently Being Moderated

            Hola....

             

            La relación se da de acuerdo a la cantidad de líneas que ingresas en cada documento. Cada DocEntry corresponde a un documento, por lo tanto, si quisieras registrar una factura por servicios, por ejemplo, con 5 líneas de detalle, significa que en el template de cabecera aparecería una línea con ese DocEntry, mientras que para el template de detalle tendrías 5 veces el mismo número.

             

            Saludos Cordiales,

             

          • Re: Como cargar los Saldos Iniciales de las Cuentas x Pagar y Cobrar
            Currently Being Moderated

            Hola....

             

            La relación se da de acuerdo a la cantidad de líneas que ingresas en cada documento. Cada DocEntry corresponde a un documento, por lo tanto, si quisieras registrar una factura por servicios, por ejemplo, con 5 líneas de detalle, significa que en el template de cabecera aparecería una línea con ese DocEntry, mientras que para el template de detalle tendrías 5 veces el mismo número.

             

            Saludos Cordiales,

             

            • Re: Como cargar los Saldos Iniciales de las Cuentas x Pagar y Cobrar
              Grimaldo Jr. Del Solar Bettocchi
              Currently Being Moderated

              Disculpa la pregunta tan tonta y la ignorancia en el tema pero no se si el ejemplo de com ollenar la plantilla que me hicieron esta bien pues ahi no veo como se relaciona el docentry con el detalle y en que columna de la plantilla de detalle iria repetido el docentry siempre y cuando tenga mas lineas

               

              La verdad que yo soy principiante en esto de las plantillas y quisiera saber con un buen ejemplo cual es la mejor practica para cargar los saldo iniciales de las cuentas por cobrar y pagar

               

              Bueno otra vez disculpas por no conocer mucho del tema y no entender pero espero que me resuelvan la duda

               

              Slds

               

              Jesus

        • Re: Como cargar los Saldos Iniciales de las Cuentas x Pagar y Cobrar
          Currently Being Moderated

          Hola Jesús:

           

          La cabecera sería la siguiente:

           

          RecordKey     DocEntry     CardCode     DocDate     TaxDate     DocDueDate     DocTotal     DocType     NumAtCard     FolioNumber     Series     JournalMemo     PaymentGroupCode  DocCurrency
          RecordKey     DocEntry     CardCode     DocDate     TaxDate     DocDueDate     DocTotal     DocType     NumAtCard     FolioNumber     Series     JournalMemo     PaymentGroupCode   DocCurrency
          1                  1              C00014       20081204     20081224 20081211     8568           dDocumentService     242415     242415          apertura sap clientes     22               USD
          1                  1              C00014       20081204     20081224 20081211     8568           dDocumentService     242415     242415          apertura sap clientes     22               USD
          1                  1              C00014       20081204     20081224 20081211     8568           dDocumentService     242415     242415          apertura sap clientes     22               USD
          
          
          , mientras que en el detalle cargas los siguientes datos:
          
          RecordKey     LineNum     AccountCode     ItemDescription           UnitPrice     TaxCode
          RecordKey     LineNum     AccountCode     ItemDescription           UnitPrice     TaxCode
          1              0      3-02-00-00-001       apertura sap cliente     1000     IVA_EXE
          1              1      3-02-00-00-001       apertura sap cliente     4000     IVA_EXE
          1              2      3-02-00-00-001       apertura sap cliente     3586     IVA_EXE

           

          , Donde puedes observar que el RecordKey se repite en el detalle, y la suma de los precios unitarios del detalle es el monto del total del documento indicado en cabecera. Además, la columna LineNum permite indicar el

          orden de las líneas dentro del documento.

           

          Espero te sea aclaratorio, de todos modos, te sugiero que vayas realizando pruebas de carga, para constatar lo ya señalado.

           

          Saludos Cordiales,

           

        • Re: Como cargar los Saldos Iniciales de las Cuentas x Pagar y Cobrar
          Currently Being Moderated

          Hola Jesús:

           

          La cabecera sería la siguiente:

           

          RecordKey     DocEntry     CardCode     DocDate     TaxDate     DocDueDate     DocTotal     DocType     NumAtCard     FolioNumber     Series     JournalMemo     PaymentGroupCode  DocCurrency
          RecordKey     DocEntry     CardCode     DocDate     TaxDate     DocDueDate     DocTotal     DocType     NumAtCard     FolioNumber     Series     JournalMemo     PaymentGroupCode   DocCurrency
          1                  1              C00014       20081204     20081224 20081211     8568           dDocumentService     242415     242415          apertura sap clientes     22               USD
          1                  1              C00014       20081204     20081224 20081211     8568           dDocumentService     242415     242415          apertura sap clientes     22               USD
          1                  1              C00014       20081204     20081224 20081211     8568           dDocumentService     242415     242415          apertura sap clientes     22               USD
          
          
          , mientras que en el detalle cargas los siguientes datos:
          
          RecordKey     LineNum     AccountCode     ItemDescription           UnitPrice     TaxCode
          RecordKey     LineNum     AccountCode     ItemDescription           UnitPrice     TaxCode
          1              0      3-02-00-00-001       apertura sap cliente     1000     IVA_EXE
          1              1      3-02-00-00-001       apertura sap cliente     4000     IVA_EXE
          1              2      3-02-00-00-001       apertura sap cliente     3586     IVA_EXE

           

          , Donde puedes observar que el RecordKey se repite en el detalle, y la suma de los precios unitarios del detalle es el monto del total del documento indicado en cabecera. Además, la columna LineNum permite indicar el

          orden de las líneas dentro del documento.

           

          Espero te sea aclaratorio, de todos modos, te sugiero que vayas realizando pruebas de carga, para constatar lo ya señalado

           

          Saludos Cordiales,

           

          • Re: Como cargar los Saldos Iniciales de las Cuentas x Pagar y Cobrar
            Angel Mendez
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            Hola Jesus

            buen día de antemano tengo unas dudas espero me puedas apoyar columna

            *Tax code del detalle manejas IVA_EXE y arriba menciona IGV_EXE Cual debo manejar yo?  en base a que lo ponemos?

             

            La duda mas grande es lo siguiente tengo un cliente con 100 pesos de los cuales generan de iva(impuesto de ventas) 16 pesos

             

            mi póliza debería hacer un asiento de 116 al cliente  contra 16 a iva por pagar y 100 a la cuenta de saldos iniciales es correcto esto en base a lo que he visto en otra sociedad que ya tenemos.

             

            En ese modo tu template es así como se debe manejar o donde manejas las cuentas en detalles de ivas y saldos iniciales  tendría que poner a cada cliente cada detalle?

             

            Saludos Cordiales

             


      • Re: Como cargar los Saldos Iniciales de las Cuentas x Pagar y Cobrar
        Currently Being Moderated

        Hola Jesus,

         

        Recomendacion adicionales a todas las explicaciones que te han suministrado los amigos del foro para un buen resultado del cargue de saldos iniciales:

         

        Para hacer un seguimiento a las CxP y CxC se recomienda crear un documento por cada factura de cliente o proveedor que a la fecha del cargue tenga saldo, Ej:

        Cliente UNO SALDO = USD 1.500,00 Crear los documentos que conforman este saldo:

        factura 1 USD 500

        factura 2 USD 300

        factura 3 USD 200

        factura 4 USD 500

         

        Por cada documento CxP, CxC puedes grabar en SAP las fechas reales del documento original:

        Fecha contabilizacion = fecha del cargue inicial

        Fecha documento = fecha real de la factura original

        Fecha vencimiento = fecha vencimiento del factura original

         

        Incluir en el campo de referencia en SAP el numero del consecutivo original del documento para hacer trazabilidad y facilitar informes o busquedas:

        Factura en SAP consecutivo 1 , consecutivo original 100200

        Factura en SAP consecutivo 2, consecutivo original  150003

        Factura en SAP consecutivo 3, consecutivo original  200223

         

        Definir una serie unica de docuemntos para cargue de saldos iniciales para CxP y CxC, esto facilita luego la generacion de reportes

         

        Las facturas CxP, CxC, NC, ND las puedes crear de tipo servicio, afectando una cuenta unica de saldos iniciales, no es necesario crear articulos

         

        Para las cuentas que presentan saldo y que NO manejan un documento cruce (cuentas asociadas en SAP), las puedes cargar directamente al registro en el diario; afecta la cuenta de saldos iniciales contra la cuenta que presenta saldo en el balace.

         

        Saludos,

        JAMS

  • Re: Como cargar los Saldos Iniciales de las Cuentas x Pagar y Cobrar
    Currently Being Moderated

    Hola Jesus...

     

    Has tenido alguna novedad respecto de esta carga de datos??

     

    Saludos Cordiales,

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