Presupuesto en SAP

[Former Member]

Buenas tardes:

Quisiera saber si es posible hacer un presupuesto en SAP pero por consumo de materiales.

Sé que se puede hacer presupuesto por ingresos y gastos pero lo que me solicitaron ahora es por consumo, es posible esto? porque veo que se puede presupuestar a cualquier cuenta.

Si fuese posible cual sería su tratamiento y si no que otras posibilidades o según su experiencia de que otra forma lo manejarían.

Gracias de antemano.

Christian

[javier_facessantos · Accepted solution]

Hola Christian

Si tu requerimiento es simplemente es limitar las contabilizaciones contra la/s cuenta/s de consumo de materiales, independientemente de su Centro de coste, eso lo puedes conseguir utilizando la funcionalidad estándar de presupuestos de SAP Business One.

Para activar la gestión de presupuestos, tenemos que marcar el check "Inicialización de presupuesto" en la ruta:

Gestión > Inicialización sistema > Parametrizaciones generales > Pestaña "Presupuesto"

Aparte ahí tendremos que definir que comportamiento queremos que tenga el sistema cuando un documento vaya a exceder el presupuesto (Bloquear, advertir, no hacer nada)

Luego simplemente tendrías que definirte un escenario con las cuentas que quieres limitar, indicando el importe límite en la clumna "Local". Creas el escenario en la ruta:

Finanzas > Definición del presupuesto >  Escenarios presupuesto

Y defines las cuentas en:

Finanzas > Definición del presupuesto > Especificar presupuesto

En el caso de que tu necesidad sea la de limitar las contabilizaciones contra la cuenta de consumo de material, dependiendo de en centro de coste, tendrías que hacerlo mediante el Transaction Notification.

Un saludo

[Former Member · Accepted solution]

Muchas gracias Javier por tu respuesta.

En algunas empresas en las que he estado he visto presupuestar a nivel de cuenta de ingresos (cuenta 70) y gastos (cuenta 63) y hasta centro de costo. Sin embargo, mi pregunta iba porque cuando me hablan de "CONSUMOS" entiendo que son los consumos que se dan a los productos por SALIDA DE INVENTARIO de SAP y como sabrás o al menos aquí en Perú las cuentas que se originan con este documento son la 20 (existencias) contra 61 (mercaderia) es decir, si quisiera que el presupuesto funcione debería marcar como cuenta de presupuesto la cuenta 61 pero esta tambien es una cuenta que se mueve cuando uno compra el producto por lo que origina un + (mas) y - (menos) por lo que vi por ahi que tal vez no es conveniente presupuestar por esta cuenta, por eso quería la opinión de uds.

Espero me hayas entendido.

Pregunta adicional.. alguna vez has visto que se haya manejado presupuestos pero NO con el estandar de SAP, sino con tablas de usuario y validaciones por el transaction.

Gracias

[javier_facessantos · Accepted solution]

Hola Christian

Lo que comentas no creo que funcionase entonces. Aparte de por lo que dices de que esa cuenta tiene también movimientos automáticos cada vez que se compra algo, porque los documentos de inventario no son susceptibles de ser controlados por la gestión de presupuestos estándar en SAP. Es decir que si el documento que va a provocar que el presupuesto se exceda es una Salida de Mercancía el sistema no impedirá su contabilización.

En cuanto a la pregunta adicional, pues en la empresa en la que trabajo tenemos montado algo así, tanto para Cecos como para proyectos.

La solución en el caso de los Cecos consta de 6 UDF ubicados en la tabla OPRC. Uno de esos UDF es editable y sirve para definir el presupuesto para ese ceco, los otros 5 llevan FMS con querys para calcular las siguientes magnitudes:

Total imputado a un ceco a nivel de pedidos preliminares abiertos

Total imputado a un ceco a nivel de pedidos abiertos

Total imputado a un ceco a nivel de EM abiertas

Total imputado a un ceco a nivel de DM abiertas

Total imputado a un ceco a nivel de facturas

Luego en el Transaction Notification tendríamos dos tipos de querys:

1.- Querys para hacer que los importes de los UDF con FMS se actualicen automáticamente cada vez que se contabiliza un nuevo documento de cada tipo.

2.- Querys que sirven para evitar la contabilización de un documento cuando se va a exceder el presupuesto de un Ceco. Aquí hay que decidir en qué punto/s establecemos el control. En nuestro caso se controla tanto al contabilizar el pedido preliminar, como cuando se contabiliza la factura.

Un saludo

[Former Member · Accepted solution]

Javier, gracias por tu respuesta.

Para entenderte un poco mejor pudes definirme estos conceptos:

UDF

FMS

Por todo lo dicho entonces entiendo que haces mas validaciones por transaction notification, pero sigues usando el presupuesto estandar de SAP correcto?

Gracias por tu apoyo.

[javier_facessantos · Accepted solution]

Hola Christian

Los UDF son campos definidos por el usuario (User Defined Fields). Para crear un UDF en la tabla de centros de coste, tienes que seguir la siguiente ruta:

Herramientas > Herramientas de customizing > Campos definidos por el usuario (Gestión)

Una vez ahí se te desplegará una ventana con todas las categorías de tablas, los centros de coste están en la categoría:

Registro de costes > Centro de coste  (Marcas "Centro de coste" y haces clic en añadir, al hacerlo se te desplegará la ventana de creación del campo) Cuando estés en el formulario de centros de coste, para ver los UDF tienes que activarlos a través de la ruta:

Vista > Campos definidos por el usuario

FMS significa búsqueda formateada (Formatted Search). Las FMS se incluyen en campos para que el valor del mismo se determine automáticamente en base a un consulta.

Para crearle una FMS a un campo tendremos que posicionarnos sobre el mismo, y hacer Alt + Shift + F2. Al hacerlo se desplegará la ventana "Valores definidos por usuario", la tercera opción es la que nos permite indicar una consulta que tengamos previamente almacenada en el Query Manager, para que el valor del campo se calcule en base a ella.

En cuanto a lo último que dices, la funcionalidad de presupuesto estandar, la usamos ya para fines analíticos.

Un saludo